A fogadó egyetem csak akkor fogja hivatalosan regisztrálni a hallgatót ERASMUS hallgatóként, ha az elküldi (vagy on-line beadja) a jelentkezési anyagát. Jelentkezési anyag nélkül a külföldi egyetem fogadó levelet sem fog küldeni. A fogadó egyetem által kért valamennyi kitöltött és aláírt űrlapot, illetve egyéb csatolandó dokumentumokat el kell küldeni a fogadó egyetem Nemzetközi Osztályára (ennek különféle megnevezése lehet: International Office, Erasmus Office, Exchange Office, European Education Centre, International Study Centre, Akademische Auslandsamt) a megadott határidőre.
Milyen dokumentumok szükségesek a fogadó egyetemre való jelentkezéshez?
- Jelentkezési lap (Application form): A fogadó egyetem honlapjáról tölthető le vagy on-line tölthető ki.
- Tanulmányi Szerződés (Learning Agreement): A miskolci ERASMUS honlapról is letölthető. A Tanulmányi Szerződést a kari ECTS koordinátor írja alá.
- Transcript of Records: Ez a dokumentum a jelentkezési anyagban az index-kivonatot jelenti, az itthon lezárt félévek tárgyait és kreditjeit tartalmazza, mely kinyomtatható a Neptun angol nyelvű felületéről. A dékáni hivatalban kell aláíratni és lepecsételtetni.
(Megjegyzés: A dokumentumnak 2 jelentése van: 1. az index-kivonat, az itthon lezárt félévek tárgyait és kreditjeit tartalmazza. 2. A tanulmányok végén az elvégzett kurzusokról és megszerzett kreditekről szóló igazolást is így hívják, ezt a fogadó egyetem állítja ki.)
- Fénykép
- Fogadó egyetemtől függően kérhetik még:
- Európai Egészségbiztosítási kártya másolata: ezt egyébként is ki kell majd váltani a lakhely szerinti Egészségbiztosítási Pénztárnál – ingyenes
- a Miskolci Egyetem által kiállított igazolás arról, hogy a hallgató valóban kapott Erasmus státuszt és ösztöndíjat. Ha ilyenre szükség van, ezt a TNRT-n lehet kérni.
- nyelvtudás igazolása: A nyelvvizsga bizonyítvány másolata, vagy – nyelvvizsga bizonyítvány hiányában - az Idegennyelvi Oktatási Központ igazolása akkor, ha a hallgató a Miskolci Egyetemen tanult idegen nyelvet.
A postázott (vagy elektronikusan beadott) dokumentumokkal egyidőben e-mailen is fel kell venni a kapcsolatot a kinti kontakt személlyel (elsősorban az International Office munkatársával, másodsorban az ottani kari/tanszéki koordinátorral, illetve diplomatervezés/disszertáció írás esetén a fogadó konzulens oktatóval). Ugyanettől a kontakt személytől kérje majd a Fogadónyilatkozat megküldését is.